انواع ثبت های حسابداری و بررسی اهمیت آن ها

سند حسابداری، مدرکی است که وقوع یک رویداد مالی را ثبت می‌کند. این سند حاوی اطلاعات کلیدی مربوط به رویداد مالی مانند تاریخ، مبلغ، طرف حساب، و توضیحات است. سند حسابداری مبنای ثبت معاملات مالی در دفاتر حسابداری است و به عنوان منبع اصلی اطلاعات مالی برای تهیه صورت‌های مالی محسوب می‌شود. در ادامه این مطلب به بررسی اهمیت سند حسابداری و انواع ثبت های حسابداری می‌پردازیم؛ با ما همراه باشید.

انواع سند حسابداری کدامند؟

سندهای حسابداری را می‌توان بر اساس عوامل مختلفی طبقه‌بندی کرد. یکی از مهم‌ترین طبقه‌بندی‌ها بر اساس ماهیت رویداد مالی است. بر اساس این دسته‌بندی، سندهای حسابداری به دو دسته زیر تقسیم می‌شوند:

سندهای افتتاحیه: این سندها در ابتدای دوره مالی جدید ثبت می‌شوند و مانده حساب‌های دائمی دوره قبل را به دوره جدید منتقل می‌کنند.

سندهای روزانه: این سندها معاملات مالی روزانه را ثبت می‌کنند.

سندهای حسابداری را می‌توان بر اساس شکل ظاهری نیز طبقه‌بندی کرد. بر اساس این طبقه‌بندی، سندهای حسابداری به دو دسته زیر تقسیم می‌شوند:

سندهای رسمی: این سندها توسط مراجع قانونی صادر می‌شوند و دارای اعتبار قانونی هستند. برای مثال، فاکتور فروش یک سند رسمی است.

سندهای غیر رسمی: این سندها توسط افراد یا سازمان‌ها صادر می‌شوند و فاقد اعتبار قانونی هستند. برای مثال، رسید دریافت وجه یک سند غیر رسمی است.

ویژگی‌های سند حسابداری چیست؟

سند حسابداری باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:

معتبر: سند حسابداری باید توسط شخص ذی‌صلاح صادر شده باشد و دارای امضای معتبر باشد.

کامل: سند حسابداری باید حاوی اطلاعات کامل مربوط به رویداد مالی باشد.

دقیق: اطلاعات مندرج در سند حسابداری باید دقیق و بدون خطا باشد.

به‌موقع: سند حسابداری باید به‌موقع ثبت شود تا اطلاعات مالی به‌روز و قابل‌اتکا باشد.

کاربردهای سند حسابداری چیست؟

 

کاربرد	توضیح
ثبت معاملات مالی	سند حسابداری مبنای ثبت معاملات مالی در دفاتر حسابداری است.
تهیه صورت‌های مالی	اطلاعات مالی مندرج در سندهای حسابداری برای تهیه صورت‌های مالی استفاده می‌شود.
نظارت مالی	سندهای حسابداری به عنوان ابزاری برای نظارت مالی بر فعالیت‌های یک سازمان استفاده می‌شوند.
اخذ تصمیم‌گیری‌های مالی	اطلاعات مالی مندرج در سندهای حسابداری می‌تواند به مدیران کمک کند تا تصمیم‌گیری‌های مالی بهتری اتخاذ کنند.

 

 

در ادامه به توضیح هر یک از این کاربردها می‌پردازیم:

ثبت معاملات مالی

سند حسابداری اولین مدرکی است که وقوع یک رویداد مالی را ثبت می‌کند. این سند حاوی اطلاعات کلیدی مربوط به رویداد مالی مانند تاریخ، مبلغ، طرف حساب و توضیحات است. با ثبت معاملات مالی در سندهای حسابداری، اطلاعات مالی مربوط به یک سازمان به‌صورت منظم و دقیق جمع‌آوری و نگهداری می‌شوند. این اطلاعات می‌توانند برای تهیه صورت‌های مالی، نظارت مالی، و اخذ تصمیم‌گیری‌های مالی استفاده شوند.

 

تهیه صورت‌های مالی

صورت‌های مالی گزارش‌های رسمی هستند که وضعیت مالی یک سازمان را در یک دوره زمانی مشخص نشان می‌دهند. اطلاعات مالی مندرج در صورت‌های مالی از سندهای حسابداری استخراج می‌شوند. بنابراین، سندهای حسابداری مبنای تهیه صورت‌های مالی محسوب می‌شوند.

نظارت مالی

نظارت مالی فرآیندی است که با هدف اطمینان از صحت و تناسب اطلاعات مالی انجام می‌شود. سندهای حسابداری می‌توانند به عنوان ابزاری برای نظارت مالی بر فعالیت‌های یک سازمان استفاده شوند. با بررسی سندهای حسابداری، می‌توان از صحت و تناسب اطلاعات مالی اطمینان حاصل کرد.

اخذ تصمیم‌گیری‌های مالی

مدیران برای اتخاذ تصمیم‌های مالی نیاز به اطلاعات مالی دقیق و به‌روز دارند. اطلاعات مالی مندرج در سندهای حسابداری می‌تواند به مدیران کمک کند تا تصمیم‌گیری‌های مالی بهتری بگیرند. برای مثال، مدیران با بررسی اطلاعات مالی مربوط به فروش محصولات، می‌توانند تصمیم بگیرند که چه محصولاتی را بیشتر تولید یا بازاریابی کنند.

 

در مجموع، سند حسابداری نقش مهمی در سیستم حسابداری دارد. این سند مبنای ثبت معاملات مالی، تهیه صورت‌های مالی، نظارت مالی و اخذ تصمیم‌گیری‌های مالی است. بنابراین، ثبت صحیح و به‌موقع سندهای حسابداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

مهمترین و پرکاربردترین ثبت های حسابداری کدامند؟

مهمترین و پرکاربردترین ثبت‌های حسابداری، ثبت‌هایی هستند که در اغلب سازمان‌ها انجام می‌شوند و نقش مهمی در ثبت معاملات مالی و تهیه صورت‌های مالی دارند. این ثبت‌ها عبارتند از:

ثبت افتتاحیه

ثبت افتتاحیه در ابتدای دوره مالی جدید انجام می‌شود و مانده حساب‌های دائمی دوره قبل را به دوره جدید منتقل می‌کند. مانده حساب‌های دائمی حساب‌هایی هستند که مانده آن‌ها از یک دوره مالی به دوره مالی دیگر منتقل می‌شود. برای مثال، مانده حساب‌های دارایی، بدهی، سرمایه، و درآمد و هزینه‌های جاری از جمله حساب‌های دائمی هستند.

 

ثبت خرید

ثبت خرید برای ثبت معاملات خرید کالا یا خدمات انجام می‌شود. در این ثبت، حساب‌های خرید و بهای تمام‌شده کالا یا خدمات افزایش می‌یابند و حساب‌های تأمین‌کنندگان کاهش می‌یابد.

 

ثبت فروش

ثبت فروش برای ثبت معاملات فروش کالا یا خدمات انجام می‌شود. در این ثبت، حساب‌های فروش و درآمد افزایش می‌یابند و حساب‌های مطالبات مشتریان کاهش می‌یابد.

 

ثبت دریافت وجه

ثبت دریافت وجه برای ثبت دریافت وجه از مشتریان یا سایر طرف‌های حساب انجام می‌شود. در این ثبت، حساب‌های نقدی یا بانکی افزایش می‌یابند و حساب‌های مطالبات مشتریان یا سایر طرف‌های حساب کاهش می‌یابد.

 

ثبت پرداخت وجه

ثبت پرداخت وجه برای ثبت پرداخت وجه به تأمین‌کنندگان یا سایر طرف‌های حساب انجام می‌شود. در این ثبت، حساب‌های نقدی یا بانکی کاهش می‌یابند و حساب‌های تأمین‌کنندگان یا سایر طرف‌های حساب افزایش می‌یابد.

 

ثبت هزینه‌ها

ثبت هزینه‌ها برای ثبت هزینه‌های انجام‌شده در طول دوره مالی انجام می‌شود. در این ثبت، حساب‌های هزینه افزایش می‌یابند و حساب‌های بدهی یا حقوق صاحبان سهام کاهش می‌یابد.

 

ثبت درآمدها

ثبت درآمدها برای ثبت درآمدهای کسب‌شده در طول دوره مالی انجام می‌شود. در این ثبت، حساب‌های درآمد افزایش می‌یابند و حساب‌های بدهی یا حقوق صاحبان سهام افزایش می‌یابد.

 

ثبت بستن حساب‌های موقت

ثبت بستن حساب‌های موقت در پایان دوره مالی انجام می‌شود و مانده حساب‌های موقت را به حساب‌های دائمی انتقال می‌دهد. حساب‌های موقت حساب‌هایی هستند که مانده آن‌ها از یک دوره مالی به دوره مالی دیگر منتقل نمی‌شود. برای مثال، حساب‌های درآمد و هزینه‌های غیرجاری از جمله حساب‌های موقت هستند.

ثبت‌های حسابداری باید طبق اصول و استانداردهای حسابداری انجام شوند تا اطلاعات مالی دقیق و قابل‌اتکا ارائه دهند.

جمع بندی

در این مقاله به بررسی ثبت حسابداری و انواع سندهای حسابداری و اهمیت آنها پرداختیم. برای آموزش یا مشاوره انجام این ثبت‌ها با کارشناسان ما در ارتباط باشید.